Here’s how to complain in German to a superior about the actions of an official!

A complaint to a superior about the actions of a civil servant (Dienstaufsichtsbeschwerde) is a legal remedy in Germany that can be filed against employees of the public service (öffentlicher Dienst) for inappropriate behaviour. Article 17 of the German constitution provides the legal basis for a complaint to a superior about the actions of an official in Germany. The complaint does not require a formal application, nor do special deadlines have to be observed. However, it is advisable to submit it relatively soon after the unpleasant situation has arisen.

Where can I complain to my superior about the actions of an official in Germany?

As you can guess, a complaint is made to the superior of the public servant about whose conduct or behaviour you wish to complain. It is also possible to turn to the responsible supervisory authority (Dienstaufsichtsbehörde). Please note, however, that in the case of minor complaints you should first address the offending official’s immediate superior. In the case of a justified complaint, the decision-maker will take appropriate measures against the offending employee.

Complaint to the superior about the actions of an official in German – an example

Below is an example of the text of a complaint to the superior of an official who has not met the deadline for processing an application, where the accuser has not yet received any response:

Oldenburg, 12.11.2020

Name of office (e.g. Kreisverwaltungsreferat München)
Division (Ausländerbehörde)
Contact person (e.g. zu Händen Leiter KVR or Leiter Bereich Ausländerbehörde)
Mustermannstr. 12
12345 Musterhausen

Sender
Max Mustermann
Musterstraße 17
17466 Testhausen
E-Mail: [email protected]
Tel.: 067 – 3333333
Kundennummer: 123456

Dienstaufsichtsbeschwerde gegen Max Mustermann wegen nicht fristgerechter Bearbeitung des Falls xyx

Sehr geehrte(r) Leiter/-inn des Kreisverwaltungsreferats,

(Formulation of the purpose or request)
ich möchte eine Dienstaufsichtsbeschwerde gegen Frau/Herrn Muster einreichen, da sie / er meinen Fall Zeichen xyz nicht fristgerecht bearbeitet hat und ich immer noch auf ein Ergebnis warte.

(Reason for complaint): Vor zwei Monaten habe ich meinen Fall eingereicht und dieser hätte bereits nach 1 Monaten bearbeitet werden sollen. Auf mehrmaliges Anfragen bei Frau/Herr Muster, habe ich keine Antwort erhalten. Der Mitarbeiter des KVRs scheint mein Anliegen nicht zu bearbeiten und damit seine Pflicht zu verletzten.

(Resulting damage – not a necessary element of the complaint): Durch diesen Umstand konnte ich eine wichtige Reise nicht antreten. Anscheinend werden die Fälle nicht sachgemäß bearbeitet, sondern willkürlich bearbeitet. For normal citizens with no connection, the necessary documents will be duly produced. Das würde ich als Frechheit empfinden.

(Request for clarification of the situation and for action to be taken to resolve the problem)
Ich wünsche, dass ich die Gründe der Verzögerung erfahre, mein Anliegen schnellstmöglich bearbeitet wird und dass der verantwortliche Mitarbeiter, eine Rüge erhält und in Zukunft sich an die vorgeschriebenen Fristen hält.

Als Anhang habe ich Ihnen die bisherige Korrespondenz (Briefe, Mails) angehängt, damit Sie sich ein besseres Bild machen können (if in your possession).

Auf eine schnelle und angemessene Reaktion freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Worth reading

If the authorities are late in responding to an application or an appeal against a decision, you can take the matter to court:

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